Бронирование гостиницы и способы определения свободных мест

До сих пор некоторые отели осуществляют бронирование гостиницы не автоматизированным, а ручным методом. Набирающая обороты тенденция к замещению ручного контроля компьютерными программами не вызывает сомнений, поэтому способы определения свободных мест в отеле вручную становятся все менее востребованными.

Бронирование гостиницы: методы ручного определения 

До развития Интернета и компьютерных технологий отельные заведения резервировали номера способами, которые отнимали много времени. 

Варианты устаревшего резервирования:
•    Телефон. Клиент совершал звонок администратору и по телефону согласовывал с ним дни, которые доступны для выбора аренды номера. Данный метод используется и сейчас теми клиентами, которые не умеют пользоваться ПК.
•    График. Редко используемый вариант, предполагающий занесение информации о бронировании на лист, который крепится на стену. Визуальное оформление: горизонтальные колонки — дни и месяцы, вертикальные — виды номеров.

Используя карандаш, работник отеля ставит крестик в квадратиках, если принимается заявка на бронирование гостиницы. После подтверждения клиентом администратор стирал крестик и рисовал круги на то количество дней, которые оплатил будущий постоялец. Из-за сложности аннуляции заказа (их приходилось стирать) сотрудники службы «резерва» иногда забывали изменить пометку.

Высокая вероятность совершения ошибки часто приводила к неполной «брони» или сверхбронированию. В последнем случае (график) номер продавался нескольким гостям, поэтому в день заселения одному или нескольким клиентам приходилось отказывать.

Факт. Чтобы снизить вероятность ошибки, работники некомпьютеризированных отелей регулярно обновляют график резервирования.

Компьютериизированный (системный) подход к бронированию гостиницы

Появление специализированных программ для отелей (МаксиБукинг, HotelCloud, Контур.Отель, Эдельвейс, 1С:Отель) существенно упростило контроль за поступающими заявками и повысило качество их обработки. Достаточно занести данные в систему, чтобы сведения гарантированно сохранились в ней. Подключение к Интернету также позволило дублировать данные с помощью облачных технологий, поэтому даже при поражении вирусом или поломке компьютера восстановление графика бронирования гостиницы не является проблемой.

Плюсы специализированных программ:
•    эффективный учет данных;
•    оповещение об изменениях;
•    совмещение нескольких каналов продаж;
•    автоматическое выставление свободных номеров.

Дополнительный функционал включает возможность снимать номера, выставленные в аренду, если они ремонтируются. Новые жилые помещения, только недавно введенные в эксплуатацию, также легко добавлять к общей базе номерного фонда. 

Бесплатные программы дают возможность использовать ограниченный функционал, в то время как платные версии оснащены разнообразными опциями. Владелец гостиницы получает поддержку специалистов за отдельную плату (пример — 1С:Отель) — сотрудники всегда могут позвонить консультанту и получить важные сведения об особенностях функционирования программы.

Важно. Работники отеля, занимающиеся бронированием гостиницы, всегда видят точный статус заявки — «оплачено», «частично оплачено» или «заявка не подтверждена».