Бумажный документ (ваучер) о бронировании гостиницы: распечатывать или нет?

Нужно ли предъявлять копию бронирования гостиницы при заселении в отель? Еще десять лет назад многие администраторы сверяли бумажный документ, который предъявлял гость, со сведениями, указанными в отельной базе. Однако в наши дни информация на листе избыточна — достаточно прибыть в день, когда должно начаться проживание, и предъявить паспорт.

Гаджет вместо бумаги

Если у администратора возникают вопросы, то подтвердить факт оплаты можно любым гаджетом: сотовым телефоном, смартфоном, ноутбуком. Войдя в личный кабинет, гость находит данные о резервировании гостиницы, а затем показывает их на экране, что уже является подтверждением «брони».

Распечатка при выезде из отеля

Распечатывать бронирование отеля нужно, если клиент, который выселяется из отеля, хочет получить документальное подтверждение своего проживания. Тогда гость просит администратора поставить печать и подпись на ваучере или выдать документ подобного образца, который имеет юридическую силу.

Эту бумагу подают в бухгалтерию, чтобы получить компенсацию за оплату гостиничного номера в рамках рабочего визита (командировки).

Визовые вопросы

Попросить администратора выслать подобный документ можно и до вселения, если клиент хочет получить гарантии того, что отель одобрил заявку, принял оплату и гарантирует вселение в выбранную дату. Ответственное лицо ставит на документе также печать и подпись, затем сканирует ваучер и отправляет копию в PDF-формате обратно будущему постояльцу. Подтвержденный документ часто требуется визовыми центрами, которые проверяют факт оплаты отеля теми, кто въезжает в страну с туристическими или иными целями.

•    Интересный факт. Покупка путевки — немногочисленный случай, когда документы о бронировании все же распечатываются. Однако такой формат остается своеобразным пережитком, когда вместе со всеми другими документами (авиабилетами и договорами туркомпании) прилагается и напечатанный ваучер.