Бронирование гостиницы для переговоров: что должно быть в отеле

Командированные часто выбирают бронирование гостиницы, но не только для использования в качестве места, где можно выспаться, но и пространства для переговоров. Какая инфраструктура должна быть у отеля, чтобы она удовлетворила запросы клиентов, прибывших с деловым визитом?

Лобби — место деловых встреч

В крупных средствах размещения — еще на стадии проектирования — создается пространство, предназначенное для общения. Постояльцы нередко посещают его, чтобы просто посидеть за столиком, попить кофе и беззаботно почитать газету (прямо как английские аристократы). Но лобби также востребовано для проведения встреч.

Хотя лобби есть в большинстве отелей (оно находится рядом со стойкой ресепшн), но все заведения ставят столики и превращают эту область в своеобразное мини-кафе. Эту зону также называют местом ожидания — выезжающие постояльцы жду такси, автобуса или выдачи багажа. 

Однако есть 1 нюанс — пространство больше подходит для общения один на один или в компании не более 5 человек. В остальных случаях бронирование гостиницы с лобби не принесет комфорта — придется арендовать переговорную или уходить в номер.

•    Предупреждение. Отели налагают ограничения при общении в лобби. Громко разговаривать нельзя, поэтому если предстоит эмоциональная беседа, то лучше не проводить ее в этой гостиничной зоне.

Бронирование отеля с переговорной

Подобный формат — редкость для универсальных отелей, но зато маст-хэв для средств размещения, которые имеют бизнес-статус. В эти заведения заселяются предприниматели и командированные, поэтому им должны быть созданы все условия для выполнения трудовых обязанностей.

Преимущества изолированной переговорной:
•    использование отдельного кабинета;
•    сохранение темы беседы в секрете;
•    наличие элементов комфорта (обслуживание индивидуального менеджера).

Подобные зоны для приватного общения также создаются в гостинично-деловых центрах. Они мало чем отличаются от бизнес-отелей, но количество услуг обычно больше. Эти средства размещения рассчитаны на прием корпоративных клиентов большими группами — более 50 человек. Инфраструктура центров также часто включает места, где после бурного общения партнеры отдыхают в неформальной обстановке. Среди них: спорт-залы, сауны, бассейны, бильярдные и даже теннисные корты.

Если у отеля нет бизнес-статуса, то подойдет и бронирование гостиницы с конференц-залом, который по сути и является переговорной. 

•  Интересный факт. В конференц-залах есть полезная опция — конференц-колл. Находясь в переговорной, все участники общения имеют возможность подключить к общению других лиц. Для этого используется видеосвязь по высокоскоростному соединению.

Номер как место для переговоров: подойдет или нет?

Если общение происходит в неформальном формате, то для общения с деловыми партнерами будет достаточно и номера. Но студии или 1 комнаты будет явно недостаточно, поэтому для обсуждения деловых вопросов больше подходят большие помещения квадратурой более 30 м2. Особенно когда участников беседы более 5 человек.

Наличие кухни в номере не играет решающей роли, однако при намерении провести переговоры за обеденным столом резервирование гостиницы с комнатой, где готовят еду, необходимо. Если в отеле доставляют блюда из кафе или ресторана, то можно сохранить приватность беседы. Многие партнеры опасаются общаться на непубличные темы в людных местах, поэтому исключение ресторана и кафе из мест, где проходят переговоры, вполне разумно.