Самостоятельное бронирование гостиницы для деловой поездки

Все чаще работодатели разрешают оформлять бронирование гостиницы сотрудникам самостоятельно. В крупных компаниях для этой цели создается отдельная ставка — тревел-менеджер, курирующий вопрос отправки сотрудников в командировку и сбором соответствующих бумаг. В малых фирмах или с ограниченными возможностями ответственность за аренду номеров перекладывают на секретарей, менеджеров по кадрам или бухгалтеров. Чтобы снизить расходы в кризис, часть работодателей дают возможность командированным выбрать тот отель, который им подходит (учитывая предоставленный бюджет).

Варианты решения материального вопроса:
•    Перечисление аванса. Деньги предоставляются заранее, на них командированный резервирует нужную гостиницу.
•    Возмещение после бронирования. Сначала работник получает подтверждение от отеля, а затем предоставляет данные в бухгалтерию. Выставленная сумма оплачивается сотрудниками финансового отдела.
•    Оплата постфактум. Только после возвращения работнику перечисляют средства, потраченные на проживание. Данный вид компенсации применяется, если нужный отель будет найден только после приезда в город пребывания.

Стремясь облегчить процесс резервирования, западные работодатели уже нашли решение — ввели корпоративные системы онлайн резервирования. Их называют SBT (self booking tool), которые дают возможность без посторонней помощи выбрать отель, а также сопутствующие услуги (трансфер, страховку, авиабилеты). Данные хранятся в корпоративной базе, поэтому такое бронирование гостиницы прозрачно для руководства и не вызывает лишних вопросов (вероятность мошенничества сведена к нулю). 

После подтвержденного бронирования гостиницы работник сохраняет все данные, а после проживания получает подтверждающие данные у представителей систем размещения. Их он по возвращению в компанию передает ответственному лицу.